De Raad van Toezicht heeft reguliere overleggen gevoerd met het College van Bestuur op 28 januari, 15 april, 3 juni, 10 juli, 7 oktober en 25 november. Het thema-overleg op 7 maart stond in het teken van het instellingsonderzoek door de inspectie. Het overleg op 5 november had het Strategisch Plan als thema. Daarnaast heeft de Commissie Financiën vijf keer overlegd met Rene van Kuilenburg en de Commissie Onderwijs vier keer met Willem Huiskamp. Verder heeft de Commissie Governance diverse keren overleg gevoerd met het College van Bestuur en de Bestuursleden individueel ten behoeve van de opvolging van Willem huiskamp, waarvan de termijn in 2020 afloopt. 

In de eerste helft van 2018 zijn de ondernemingsraden van AOC Oost en Groene Welle samengevoegd. In die periode is gewerkt aan een nieuw reglement, het op elkaar afstemmen van werkwijzen, het organiseren van verkiezingen in februari 2019. Ditzelfde proces heeft de Raad van Toezicht doorlopen. De OR heeft hiervoor een bindende voordracht gedaan in de persoon van de heer J. Brink, die inmiddels voorzitter van de RvT is geworden.

De voorbereidingen voor de verkiezingen in het voorjaar van 2019 hebben ertoe bijgedragen dat op 1 augustus 2019 de ondernemingsraad in een vernieuwde samenstelling is aangetreden. Dit verslag gaat daarom over de periode 1 augustus 2019 t/m 31 december 2019. De OR bestaat uit Peter Breidenbach, Tako During, Marianne de Jonge, Géraar de Jong, Lex Meijer (secretaris), Martin Mulder, Johan Schuppert, Jan Steverink (voorzitter), Gerrit Strijbis, Wilco Struiksma, Anne Marie Timmerije (notulist), Engelien van Veen en Saskia Vliegen.

Er is maandelijks een overlegvergadering met de bestuurder. De eerste bijeenkomsten zijn in goede constructieve sfeer verlopen, waarbij gewerkt is aan een effectieve werkcultuur.

In verschillende voorbereidingscommissies is de OR met beleidsplannen aan de slag geweest. Hierbij hebben de OR-leden nauw contact gehouden met de stafdiensten. Een zogeheten monitorgroep heeft daarbij intensief met de bestuurder overleg gevoerd over de voortgang en uitwerking van het fusietraject.

De volgende thema's zijn nadrukkelijk in de OR aan de orde geweest.

1. Functiebouwwerk: de ondernemingsraad wil graag een overzicht van alle bestaande en benodigde functies teneinde te sturen op gericht personeelsbeleid;
2. Situatie in het mbo: de OR volgt de bemensing van de posities in het MBO-MT kritisch, evenals de nieuwe functies en rollen van portefeuillehouders en procesbegeleiders;
3. Kwaliteitsagenda mbo: die is onder tijdsdruk opgesteld, maar bevat wel belangrijke beleidskeuzes voor de toekomst;
4. Arbeidsvoorwaarden voor medewerkers die niet onder de CAO-MBO vallen: Groeipunt BV en Onderwijs Oost BV;
5. Het generatiepact dat in december 2018 zou aflopen, is aanvankelijk verlengd tot 31 december 2019, maar inmiddels is voor de praktische uitvoering 1 augustus 2020 genoemd, maar geldt tot de uiterste termijn van inschrijving op deze regeling: de datum van 1 april 2020
6. Arbo en veiligheid: voor de locatie Hardenberg is een risico-inventarisatie en -evaluatie uitgevoerd, op basis waarvan een een plan van aanpak is geformuleerd. De OR heeft ingestemd met het ARBO-jaarplan.
7. De OR heeft, in gezamenlijkheid met de Ouderraad en Studentenraad, instemming gegeven op hoofdlijnen van de begroting 2019. Daarbij zij opgemerkt dat de OR kanttekeningen heeft geplaatst inzake de transparantie van de cijfers. Ook de managementletter, opgesteld door de accountant, is door de OR besproken en is aanleiding om op een aantal terreinen in 2019 de vinger aan de pols te houden. Met de bestuurder is afgesproken dat de volgende begroting meer inzicht zal geven over beleidskeuzes voor de toekomst.

Fusie gerelateerde thema's zijn:

• Reorganisatie ondersteunende diensten
• Harmonisatie arbeidsvoorwaarden
• LLO
• Kwaliteitsplan mbo

In voorbereiding ligt het leeftijd flankerend beleid voor als opvolger van het Generatiepact.

De studentenraad is in 2019 bij elkaar gekomen op 21 januari, 11 februari, 18 maart, 16 april en 25 november. De volgende onderwerpen zijn de revue gepasseerd:

• Begroting Zone.college 2020. De studentenraad heeft daarmee ingestemd.
• Het Reglement Studentenraad is vastgesteld.
• Het Huishoudelijk Reglement Studentenraad is vastgesteld.
• De resultaten van de JOB monitor.
• Het instellingsonderzoek door de inspectie.
• Duurzaamheid binnen Zone.college.
• Huisvesting van de Studentenraad.

De  dialoog met ouders vindt op twee  niveaus plaats.  Op  elke  locatie  wordt  de  dialoog gevoerd met een Ouder Advies Commissie.  Op  bestuursniveau  vindt  de  dialoog plaats met een Ouder Bestuur Commissie Financiën en met een Ouder Bestuur Commissie Onderwijs.

Met de Commissie Onderwijs is gesproken over de resultaten van het Instellingsonderzoek van de Inspectie. Tevens is met hen het Strategisch Beleidsplan besproken. Met de Commissie Financiën is de begroting 2020 doorgenomen. Zij hebben gezamenlijk met de Ondernemingsraad en Studentenraad ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting.

Het aantal medewerkers is zowel in fte als in absolute aantallen in 2019 toegenomen ten opzicht van 2018 binnen de Stichting Groen Onderwijs Oost Nederland. Dit geldt tevens voor de externe inleen.

Binnen Onderwijs Oost BV zijn op 31 december 2019 totaal 166 medewerkers (111 fte) aangesteld. Deze bv (oprichtingsdatum 9 juli 2012) is 100% dochter van Groene Onderwijsdiensten BV en werkt uitsluitend voor Stichting Groen Onderwijs Oost Nederland.

In de bv worden medewerkers aangesteld en gedetacheerd bij Zone.college voor wie op termijn (nog) geen vaste reguliere formatieplaats kan worden gerealiseerd. Als gevolg van de wet WAB, waarin er geen verschillen meer zijn tussen een ingeleende (payroll) medewerker en een medewerker in loondienst, zal er geen nieuwe instroom meer zijn in deze bv. De bv zal afgebouwd worden en op den duur ophouden te bestaan. Dat heeft tot gevolg dat nieuwe medewerkers worden aangesteld middels een uitzendbureau dan wel loondienst.

Medewerkers zijn de sleutel tot het succes van onze organisatie; de kwaliteit van onze medewerkers bepaalt de kwaliteit van ons onderwijs. Wij gunnen onze studenten top docenten met diverse achtergronden die samen Groots Groen Onderwijs bieden. Nieuwsgierige bevlogen mensen die het beste voor hebben met onze studenten en leerlingen en eigenaarschap tonen, onder andere op het gebied van de eigen ontwikkeling. We gaan onze medewerkers helpen ‘top-medewerkers’ te worden én te blijven. Vanzelfsprekend kan dat alleen als Zone.college een aantrekkelijke werkgever is. Daartoe bieden wij onze werknemers leidinggevenden die inspireren en een voorbeeldfunctie vervullen. Maar ook faciliteren wij medewerkers optimaal in hun ontwikkeling en bieden we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. En daarmee zijn wij ook in staat top werknemers aan te trekken.

Vanuit dit perspectief werken we momenteel aan het (strategisch) HRM-beleid voor 2020 - 2024. In dit beleidsplan staan onze visie, missie, kernwaarden, doelen en ambities beschreven en wat dit vraagt van onze medewerkers, onze werkomgeving en van de organisatie als werkgever. We hebben een route uitgestippeld hoe wij met onze medewerkers onze doelen en ambities willen gaan realiseren. Vanuit HRM-beleid geven directies en leidinggevenden uitvoering aan het personeelsbeleid op hun scholen in samenspraak met hun medewerkers.

Binnen het strategisch personeelsbeleid is uitgebreid aandacht voor taakbesteding en taakbelasting van de medewerkers. Door inzet van instrumenten zoals het georganiseerde werkoverleg binnen teams en de regeling Generatiepact, wordt actief sturing gegeven aan een evenredige taakbelasting.

Het Generatiepact is op 1 januari 2017 in werking getreden. In 2019 hebben is het aantal gebruikers van de regeling met 17 toegenomen. Deze regeling loopt tot 1 april 2020 en daarna stopt de regeling definitief, aangezien de beoogde doelstellingen van de regeling niet volledig zijn behaald. Aandacht voor het onderwerp blijft uiteraard nodig. Daarom heeft het College van Bestuur de afdeling HR de opdracht gegeven te kijken naar een alternatieve generatie-neutrale regeling die valt binnen het kader van het vitaliteitsbeleid.

Op 1 juli 2019 is een werkdrukplan met instemming van de OR vastgesteld binnen de organisatie.

Bij het maken van het plan heeft de werkgroep Werkgeluk (met een vertegenwoordiging van docenten, ondersteuners, OR en leidinggevenden) gefungeerd als denktank. In verschillende bijeenkomsten en met uitkomsten van het MTO is een handreiking opgesteld waarmee medewerkers en leidinggevenden zelf, in hun team en op hun locatie aan de slag kunnen om werkdruk te verlagen en werkgeluk te vergroten.

Binnen elk (onderwijs)team zijn dit jaar de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) besproken en zijn verbeteracties opgesteld. In het MTO zijn verdiepende vragen gesteld rondom werkdruk en werkgeluk. In 2020 onderzoeken we welke acties er centraal verder ondernomen kunnen worden.

In het management team zijn vier vrouwelijke locatiedirecteuren/portefeuillehouders (36% van het totaal) vertegenwoordigd. In de onderstaande tabel wordt de man-vrouw verhouding op alle leidinggevende functies gepresenteerd.

In 2019 is het percentage LC docenten (in fte) ten opzichte van 2018 gedaald binnen de stichting. Dit is te verklaren doordat er meer LB docenten in vaste dienst zijn getreden en een aantal LC docenten uit dienst is gegaan.

Docenten die een onderwijsbevoegdheid of minimaal een bachelorsdiploma als leraar in het hbo hebben kunnen een lerarenbeurs aanvragen voor een aanvullende bachelor of master opleiding. In het schooljaar 2019 -2020 maken 18 docenten gebruik van de lerarenbeurs.

Op 1 januari 2015 is - als gevolg van de afspraken uit het Sociaal Akkoord in 2013 - de Participatiewet van kracht geworden, om voor mensen met een arbeidsbeperking banen beschikbaar te stellen om doorstroom naar een reguliere baan te bevorderen. De doelstelling die vanuit het UWV is opgelegd is het realiseren van 17 banen (van 25,5 uur). Op dit moment zijn er 6 banen binnen Zone.college gerealiseerd. Daarnaast hebben wij schoonmaakdiensten uitbesteed aan Asito die medewerkers uit de participatiewet bij ons inzet.

Zone.college voert een stringent beleid omtrent de beheersing van uitkeringslasten na ontslag.  Hiervoor is een voorziening wachtgeld getroffen en daarnaast wordt door HRM nauw samengewerkt met externe partners om de kosten voor uitkeringslasten zo beperkt mogelijk te houden. Daarnaast streven wij het doel na, om uitkeringsgerechtigden, eventueel met de juiste ondersteuning,  zo spoedig mogelijk aan een nieuwe baan te helpen.

Zone.college heeft de organisatie van de examinering zodanig ingericht dat de kwaliteitsdoelstellingen van Zone.college ten aanzien van de examinering kunnen worden verwezenlijkt en dat wordt voldaan aan de wettelijke eisen. Hiertoe heeft het bevoegd gezag van Zone.college examencommissies ingesteld met vastgestelde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de organisatie en het afnemen van de examens voor alle door Zone.college verzorgde opleidingen. Eindverantwoordelijke voor het proces van examinering is het bevoegd gezag. In de examenstructuur bij Zone.college zijn voor het mbo te onderscheiden:

• het College van Bestuur (CvB) als bevoegd gezag;
• de Examencommissie mbo, ondersteund door een Werkgroep Examinering mbo (WEM), productauditoren (inhoudelijke vaststellers) en het Examenbureau mbo;
• een Commissie van Beroep voor de examens.

Om de kwaliteit van de examencyclus te waarborgen is geïnvesteerd in de deskundigheidsbevordering van iedereen die hierin een rol speelt.

Voor de instellingsexamens worden valide exameninstrumenten ingezet, die afgenomen worden in de voorgeschreven examenomstandigheden. De examenproducten die wij in het schooljaar 2018-2019 hebben ingezet voor het examineren van het beroepsspecifieke deel in de mbo-opleidingen, zijn ingekocht bij de Groene Norm. Voor het examineren van de generieke taal- en rekeneisen hebben we examens ingekocht bij ICE. In enkele uitzonderingsgevallen is geëxamineerd
met examens die binnen Zone.college ontwikkeld zijn. Het betreft hier examens die afgenomen zijn van kandidaten in de Beroepsgerichte Kwalificatie Structuur (BKS) en examens voor de keuzedelen. De (overgangsperiode voor de) valideringsroute voor het ontwikkelen van examens volgens de collectieve afspraken in de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO), is op deze examens nog niet van toepassing.

De examenprogramma’s en (ingekochte) producten zijn vastgesteld conform de richtlijnen in onze procedure ‘Construeren en vaststellen examenprogramma’. Voor de Centraal Ontwikkelde Examens (COE’s) Taal en Rekenen zijn procedures en instructies vastgesteld voor de afname en de logistieke processen rond die afname.

Bij de afname van de beroepsspecifieke examens worden de kerntaken van de kwalificatie beoordeeld. In schooljaar 2018-2019 is een groot deel van deze examens digitaal beoordeeld. Van deze examens wordt in de volgende tabel weergegeven hoeveel kerntaken met een goed, voldoende of onvoldoende beoordeeld zijn

In tabel staan de resultaten voor Nederlandse taal en Rekenen in het schooljaar 2018-2019 die we met de examensoftware Facet hebben afgenomen. Hieruit valt op dat onze kandidaten voor Engels B1 onder het landelijk gemiddelde zitten en dat we voor de overige onderdelen, iets of zelfs aanmerkelijk hoger scoren. Kanttekening hierbij is wel dat veel onvoldoendes na 1 of 2 herkansingen zijn omgezet in voldoendes.

• M.i.v. 1 augustus 2018 is gestart met de implementatie van de nieuwe inrichting van de examenorganisatie. Belangrijkste wijziging is het benoemen van leden uit de onderwijsteams in de sub-examencommissies.
• Voor de examens van de Groene Norm is een nieuwe digitale examentool geïmplementeerd. Proeven, werkproces- en vaardigheidsexamens zijn gepland en beoordeeld in deze tool. In schooljaar 2018-2019 zijn bij alle opleidingen studenten geëxamineerd voor een kwalificatie van de Herziene Kwalificatiestructuur. Deze kandidaten hebben ook examens afgelegd voor een keuzedeel.
• Er zijn in dit schooljaar 5 bezwaarschriften ingediend en afgehandeld door de examencommissie. Geen enkele kandidaat is na afhandeling van het bezwaar in beroep gegaan.

De risico control matrix is een overzicht waarbij inzichtelijk wordt gemaakt:

• welke risico's we lopen op de vier sturingsgebieden die we onderscheiden te weten klant, onderwijs, personeel en middelen.
• welke beheersmaatregelen we hebben genomen, gecategoriseerd naar de vier onderscheiden sturingsgebieden.
• op welke risico's een beheersmaatregel impact heeft.

De risico control matrix is in deze bijlage opgeknipt in vier onderdelen. De eerste tabel geeft weer welke beheersmaatregel we hebben genomen op het sturingsgebied klant en op welke risico's de maatregel impact heeft. Op het gebied van onderwijs en personeel hebben we meerdere beheersmaatregelen genomen. Die worden weergegeven in de tweede en derde tabel. In de laatste tabel wordt de beheersmaatregel op het gebied van middelen beschreven en zichtbaar gemaakt op welke risico's die impact heeft.

Om de doelmatige en rechtmatige besteding van de rijksbijdrage te ondersteunen nemen we in deze bijlage een toelichting op over de onderwerpen die in de Notitie Helderheid 2004 zijn vermeld.

Thema 1: Uitbesteding

Wij hebben 39 uitbestedingen gerapporteerd die voldoen aan de gestelde eisen. Dit is aantoonbaar middels afgesloten contracten. Het betreft de uitbestedingen aan de volgende instellingen:

• Attendiz, locatie Fundament
• Boerderij de Huppe
• De Berkenschutse
• De Onderwijs Specialisten-Breinsupport
• Graafschap College Sector Educatie & Participatie
• Ivio School
• Landstede
• MaxX Onderwijs
• Rietveld Lyceum
• Sprengen College
• Stichting de Waerdenborch
• Stichting leren door sport
• SWV 23-01 Passend Onderwijs VO Regio Almelo
• SWV VO 2505

Thema 2: Investeren van publieke middelen in private activiteiten

Zone.college investeert geen publieke middelen in private activiteiten.

Thema 3: Het verlenen van vrijstellingen

Indien studenten vrijstellingen krijgen dan is de regel dat de onderwijstijd alternatief wordt ingevuld. In incidentele gevallen wordt, als gevolg van persoonlijke omstandigheden, de onderwijstijd niet geheel gerealiseerd; in die gevallen is altijd overleg met leerplicht resp. het RMC.

Thema 4: Les- en cursusgelden niet betaald door deelnemer zelf

Wij maken geen gebruik van een fonds om les- en cursusgeld voor deelnemers te vergoeden. Wij hebben voor geen enkele deelnemer meer dan één keer les- en/of cursusgeld in rekening gebracht.

Thema 5: In- en uitschrijven van deelnemers

In- en uitschrijven controleren we nauwkeurig. Aan de betrokkenen wordt gerapporteerd wat ontbreekt aan documentatie. Wij registreren de onderwijstijd. Van de ingeschreven deelnemers wordt de vooropleiding geregistreerd. Zone.college schrijft studenten niet tegelijkertijd in op meerdere opleidingen.

Thema 6: De deelnemers volgt een andere opleiding dan waarvoor hij/zij ingeschreven is.

Het is van belang om inzichtelijk te hebben of leerlingen de opleidingen volgen die bij hun niveau passen. Om aan te tonen dat bekostiging rechtmatig wordt ontvangen voor leerlingen op de juiste opleidingen, rapporteren wij over het aantal ‘omzwaaiers’. Dit zijn leerlingen die gedurende het schooljaar van opleiding veranderen. Deelnemers kunnen meerdere keren voorkomen/geteld zijn, doordat zij niet alleen van wereld maar bijvoorbeeld ook van leerweg zijn veranderd.

Thema 7: Bekostiging van maatwerktrajecten ten behoeve van bedrijven.

Binnen Zone.college worden uitsluitend reguliere opleidingen verzorgd.

Thema 8: Buitenlandse deelnemers

Wij hebben geen buitenlandse deelnemers gerapporteerd.